Komunikacja interpersonalna to jeden z najczęstszych tematów szkoleń – jest również wymieniana jako jedna z podstawowych umiejętności miękkich – tak bardzo cenionych na dzisiejszym rynku pracy. Poniżej znajdą Państwo informacje czego można się spodziewać, wybierając się na takie szkolenie, jak ono przebiega, jakie metody są zwykle stosowane, również przykłady gier, zabaw, symulacji.

Taka wiedza może być pomocna w podjęciu decyzji o wyborze szkolenia dla siebie, czy też skierowaniu na takowe swoich podwładnych. Decyzja taka wymaga m.in zrozumienia czym jest komunikacja w jakich obszarach życia może być zastosowana oraz jakie pełni tam funkcje.

Znaczenie i funkcje komunikacji

Jak twierdzą eksperci, brak skutecznej komunikacji jest jedną z najpoważniejszych przeszkód na drodze do efektywnej działalności grupowej. Dotyczy to zarówno przekazywania odpowiednich wiadomości, jak również rozumienia ich znaczeń. Komunikowanie, w języku łacińskim – communico - oznacza „czynić wspólnym, coś z kimś dzielić”. Dlatego też termin „komunikowanie się”  najczęściej jest rozumiany jako przekazywanie wiadomości pomiędzy nadawcą, a odbiorcą. Aby proces komunikacji był prawidłowy musi przebiegać dwukierunkowo, czyli z jednej strony następuje przekaz komunikatu od nadawcy a z drugiej strony jest odbiorca interpretujący przekaz i wysyłający zwrotną informację. Dwukierunkowość procesu komunik owacji wskazuje również badacz psychologii, Zbigniew Nęcki definiujący komunikację interpersonalną, jako podejmowaną w określonym kontekście wymianę werbalnych, wokalnych i niewerbalnych sygnałów (symboli) w celu osiągnięcia lepszego poziomu współdziałania.

Komunikacja interpersonalna w grupie, czy organizacji jest podstawą kontrolowania zachowania członków organizacji oraz funkcji, takich jak motywowanie, wyrażanie uczuć oraz informowanie, m.in. przez komunikowanie pożądanego sposobu zachowania lub negowanie niewłaściwego postępowania.

Komunikacja może sprzyjać w takich obszarach, jak:

Motywowanie pracowników – poprzez uświadamianie członkom organizacji oczekiwań wobec nich, sposobu poprawy efektywności oraz informowaniu o popełnianych błędach. Tym, co wzbudza motywację jest informowanie o celach i przekazywanie informacji zwrotnej o postępach w ich osiąganiu.

Wyrażanie uczuć, emocji – wyjawiania zarówno pozytywnych i negatywnych uczuć nie da się uniknąć pracując w zespole. Aby zadowolenie, czy też frustrację przekazywać odpowiednio i zrozumiale, należy znać zasady komunikacji.

Podejmowanie decyzji – podstawą procesu decyzyjnego jest przekazywanie danych czy informacji. Poprawna komunikacja zmniejsza ryzyko i zwiększa skuteczność działań.

Ponieważ komunikacja zawsze wiąże się z wymienionymi funkcjami, najczęściej pojawiającymi się zagadnieniami w programach szkoleniowych dotyczących komunikacji interpersonalnej, są m.in.:

• Kody komunikacyjne

• Zasady efektywnej komunikacji: zadawanie trafnych pytań, formułowanie zrozumiałych odpowiedzi, aktywne słuchanie;

• Wybrane style porozumiewania się; sytuacji konfliktowej i stresowej

• Konflikt w komunikacji, jego źródła, sposoby zapobiegania, techniki rozwiązywania konfliktów, odpowiednia reakcja na krytykę;

• Stres w komunikacji, źródła powstania stresu,  efektywna komunikacja w sytuacji stresowej;

• Emocje w komunikacji, wyrażanie uczuć w zrozumiały sposób dla odbiorcy, kierowanie własnymi emocjami;

• Motywowanie siebie i innych;

• Skuteczne podejmowanie decyzji.

Z powyższych informacji można zauważyć, iż poruszane zagadnienia są bardzo szerokie, dlatego też warto wcześniej zapoznać się z programem danego szkolenia, tak by odpowiednio dobrać je do własnych potrzeb.

Przykładowe symulacje, gry, dyskusje

Szkolenia tego typu zawsze zawierają część praktyczną, w której trenowane są umiejętności komunikacyjne. Najczęściej stosowane są różnego rodzaju gry, zabawy, symulacje, niekiedy będące metaforą sytuacji zawodowych, uświadamiającą procesy i zjawiska, kiedy indziej narzędziem, które bezpośrednio można zastosować dzień po szkoleniu w pracy. Poniżej opisane są aktywności, które mogą być stosowane podczas szkolenia z komunikacji.

„Plotka” – jest to zabawa mająca na celu uświadomienie uczestnikom błędów, barier, fałszów jakie powstają w codziennej komunikacji, a które mogą być przyczyną wielu konfliktów. Uczestnicy dobierają się w pary, następnie jedna osoba opowiada dłuższą historię, czy też anegdotę, zadaniem drugiej osoby jest słuchanie a następnie powtórzenie tej samej historii. Osoba opowiadająca, słysząc swoją historię z ust partnera ma możliwość zauważyć w jaki sposób jego przekazy jest odbierany przez innych oraz na odbiór komunikatu jest zgodny z zamierzeniami.

„Przekazywanie gestów” – zabawa ma analogiczne zasady do powszechnie znanego „głuchego telefonu”, jednakże zamiast komunikatu werbalnego, przekazywany jest gest. Wszyscy uczestnicy siedzą w kręgu, z zamkniętymi oczami, oprócz pary, która pokazuje sobie gest. Zabawa nie tylko ćwiczy gesty, sposób ich przekazywania, a także odbierania przez innych, co również jest elementem komunikacji, z tymże niewerbalnej. Ma ona bowiem na celu uświadomić uczestnikom błędnej komunikacji oraz zasady tej poprawnej.

„Rysowanie figur” – uczestnicy siedzą w trójkach , zwróceni tyłem do siebie. Jedna osoba trzyma kartkę z rysunkiem przedstawiającym skomplikowaną konfigurację geometryczną – jej zadaniem jest opisywanie rysunku w taki sposób aby pozostałe dwie osoby mogły w jak najwierniejszy sposób odtworzyć rysunek.

„rozmowy w trójkach” – uczestnicy pracują w 3 – osobowych grupach. Dwie osoby z grupy rozmawiają na wybrany temat , lub też symulują sytuację zawodową, np. przekazanie informacji o zwolnieniu swojemu podwładnemu. Zadaniem trzeciej osoby jest uważna obserwacja i późniejsze przekazanie swoich zarówno krytycznych, jak i budujących uwag.

Osobom pragnącym szerzej zapoznać się z tematem komunikacji w organizacji polecam m.in.:

Z. Nęcki, Komunikacja międzyludzka, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1996
A. Potocki, R. Winkler, A. Żbikowska, Techniki komunikacji w organizacjach gospodarczych, Diffin, Warszawa 2003
J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław 1999r.

Szkolenia miękkie – odpowiedzi na podstawowe pytania.

W karierze prawniczej niezwykle istotna wydaje się być już nie tylko znajomość zagadnień prawa. Rola prawnika nie ogranicza się tylko do śledzenia kodeksów, lecz coraz częściej pełni on również rolę menadżera, który zarządza zespołem i projektami, dlatego też ważne  staje się posiadanie przez niego umiejętności z zakresu tzw. „soft skills”, czyli umiejętności miękkich.

Czym są umiejętności miękkie?

Umiejętności miękkie są uznawane jako kluczowe dla dynamicznego rozwoju kariery zawodowej oraz uzyskiwania ponadprzeciętnych wyników w pracy. W ich zakres wchodzą m.in. umiejętności osobiste, pomagające w przezwyciężaniu stresu, czy wspierające automotywację, kreatywne myślenie, jak i umiejętności interpersonalne. Posiadanie miękkich umiejętności jest niezbędne w celu m.in. efektywnego i skutecznego komunikowania się i współpracy z innymi ludźmi, zarządzania zespołem, rozwiązywania konfliktów, motywowania siebie i innych do pracy. Powszechnie uważa się, iż są to umiejętności warunkujące sprawne zarządzanie sobą, odzwierciedlające osobowość oraz będące świadectwem postawy do otaczającego świata.

Szkolenia – jak je wybierać, na co zwracać uwagę?

Decydując się na szkolenie z umiejętności miękkich warto zwrócić uwagę na kilka elementów, pozwalających wybrać takie, które przyniesie realny efekt. Po pierwsze, istotne jest dokładne zapoznanie się z programem szkolenia – bowiem poszczególne umiejętności miękkie, jak np. komunikacja, to bardzo szerokie zagadnienia, obejmujące w swym zakresie wiele różnorodnych tematów. Warto zwrócić uwagę, czy program jest skoncentrowany na konkretnym zagadnieniu, bowiem zbyt szeroka tematyka może prognozować nieskuteczne szkolenie. Co więcej należy sprawdzić specyfikę szkolenia, czyli trenera i grupę docelową – zwłaszcza jeżeli wybieramy się na tzw. „otwarte” szkolenie, na które możliwość zapisu mają  wszyscy, bez względu na wiek czy wykonywany zawód. Często treningi są inaczej konstruowane dla różnych grup zawodowych, czy też pragnących w ogóle podnieść swoje kwalifikacje zawodowe niż dla ubogacających wyłącznie swoje życie prywatne.

Udając się na szkolenie z umiejętności miękkich należy nastawić się na ciężką pracę oraz na porzucenie wielu dotychczasowych nawyków. Kształtowanie takich umiejętności, jak np. radzenie sobie ze stresem, asertywność, czy też motywowanie jest możliwie tylko dzięki odpowiedniej postawie uczestników – gotowych eksperymentować z własnym zachowaniem.

Jak wygląda szkolenie z umiejętności miękkich?

Zwykle szkolenia takie prowadzone są metodą warsztatowo – seminaryjną. Uczestnicy wprowadzani są w podstawy teoretyczne zagadnienia – stąd forma seminaryjna, natomiast, praktycznym ćwiczeniom służy część warsztatowa. Koncentruje się ona na aktywnych metodach, pozwalających ćwiczyć poszczególne kompetencje przez wprowadzanie ich bezpośrednio w praktykę. Najczęściej stosowane metody, to: studium przypadku, dyskusje, zabawy, gry zespołowe, prezentacje - niektóre z nich nagrywane są na wideo, by potem uczestnicy oglądając je mogli obserwować swoje własne zachowania, usłyszeć opinie i informacje zwrotne od innych. Przykładowo na szkoleniu z komunikacji interpersonalnej można spodziewać ćwiczeń polegających na odegraniu scenki, w której uczestnik wciela się w rolę szefa i przekazuje pracownikowi w rozmowie informację o jego zwolnieniu.

Z kolei podczas szkolenia z negocjacji można się spodziewać wcielania w rolę negocjatora, który musi radzić sobie z trudnym rozmówcą, dostosowując do niego postawę czy też mowę ciała. Tego typu ćwiczenia stanowią gotową instrukcję, wzór do późniejszego zastosowania np. w pracy.

List motywacyjny, który przesyłamy ewentualnemu pracodawcy to nasza kolejna szansa by zaprezentować swoją osobę z jak najlepszej strony. Wszyscy, którzy chcą stworzyć profesjonalną aplikację, ukazującą ich profil osobowy, powinni zapoznać się dokładnie z treścią ogłoszenia rekrutacyjnego. Oferta pracodawcy jest źródłem cennych informacji o tym, jaki dokładnie kandydat jest poszukiwany. Tworząc list motywacyjny postarajmy się w pełni je wykorzystać.

Jeżeli osoba pracująca na danym stanowisku ma być komunikatywna, to w naszym liście powinna znaleźć się opisana sytuacja bądź zdarzenie świadczące o posiadaniu przez nas takiej cechy osobowości. Nawet najładniej skonstruowane pod względem stylistycznym zdania, w których po przecinku wymienione są cechy, nie mają szansy być dostrzeżone i zapamiętane przez rekrutera. Wyobrażenie sobie konkretnej sytuacji wpływa silniej na pamięć osoby analizującej aplikacje.

Pamiętajmy o unikaniu typowych sformułowań, frazesów, które tylko dobrze wyglądają. Rekruterzy codzienne otrzymują aplikacje od osób, które są: odpowiedzialne i sumienne, komunikatywne, nastawione na rozwój osobisty, pragnące podnosić swoje kwalifikacje itp. Nawet jeśli takie wyrażenia dobrze nas charakteryzują, to powinniśmy spróbować ująć je w bardziej oryginalne zdania. Nie jest to sztuka łatwa. Ale jeżeli na jednej szali spoczywa nasza przyszłość zawodowa, to nie wybierajmy drugiej, na której leżą szybsze i prostsze rozwiązania, takie jak korzystanie ze wzorów listów motywacyjnych dostępnych w sieci i na tematycznych portalach.

Wzory listów motywacyjnych

Na różnych portalach związanych z poszukiwaniem pracy, praktyk, czy też staży, możemy znaleźć przykładowe wzory listów motywacyjnych. Mogą być one niezwykle pomocne przy tworzeniu własnych profili, o ile rady zawarte w tych artykułach dotyczą formy, a nie ich treści. Każdy list jest odzwierciedleniem indywidualnego profilu osobowego i doświadczenia zawodowego. Jeżeli ktoś przedstawia nam przykładowy wzór listu motywacyjnego na dane stanowisko (asystentki, księgowej, analityka), to próbuje nam sprzedać „bajkę”, w którą nikt z nas nie powinien wierzyć. Piszmy swoje listy motywacyjne od początku do końca samodzielnie, a zwiększymy swoją szanse na pozytywna autoprezentację w procesie rekrutacyjnym.

• Napisz list na białym papierze zgodnie z wszystkimi standardami pisania oficjalnych pism. Pamiętaj o dacie w prawym górnym rogu, oraz o swoich danych kontaktowych w lewym górnym rogu.

• List piszemy do osoby, która reprezentuje instytucje lub do samej organizacji (jeżeli nie zwracamy się do osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za rekrutacje). Pamiętajmy o dokładnej i prawidłowej nazwie po prawej stronie (pod datą).

• List powinien zawierać: informacje o adresacie, nadawcy, datę, wprowadzenie, rozwinięcie, zakończenie, podpis.

• Rozplanuj dobrze tekst, tak aby był on przejrzysty i czytelny. Pamiętaj o akapitach, wytłuszczeniach.

• Pisz w pierwszej osobie liczby pojedynczej.

• List nie powinien być dłuższy niż jedna strona formatu A4.

• W liście nie powtarzamy żadnych informacji, które znalazły się już w CV. List motywacyjny jest dodatkowym uzasadnieniem naszej kandydatury, a nie streszczeniem naszego życiorysu zawartego w CV.

• Chwal się, ale i uzasadniaj. Nie wystarczy wymienić po przecinku kilka cech, które posiadamy. Każdą z osobna należy opisać i uargumentować dlaczego naszym zdaniem ona nas charakteryzuje. Jeżeli uważasz się za osobę sumienną i odpowiedzialną napisz, że nigdy się nie spóźniasz z oddawaniem pracy i zawsze masz przygotowany alternatywny plan działania, opisz sytuację, która to potwierdza.

• Odpowiedz na pytania:

 -  Dlaczego chcę pracować w tej firmie?         

 -  Dlaczego chcę pracować na tym stanowisku?

 -  Dlaczego jestem dobrym kandydatem do tej pracy?

• Podpisz się.

Tworzenie takich dokumentów jak CV i list motywacyjny, wymaga od nas pewnej podstawowej wiedzy o tym, jaką funkcję pełnią aplikacje w całym procesie poszukiwania pracowników. Zapewne dla nikogo nie będzie zaskoczeniem stwierdzenie, że są one uważane za specyficzną formę autoprezentacji, stanowią źródło niezbędnych informacji o kandydatach oraz przekazują wiele ukrytych treści, łatwo dostrzeganych przez doświadczonych rekruterów.

Wygląd aplikacji oraz ich zawartość jest pisemną osobistą wizytówką, w której oprócz faktów dotyczących rozwoju naszej kariery, możemy zawrzeć dodatkowe informacje, dokładniej charakteryzujące nas jako potencjalnych kandydatów do pracy, na staż, czy też praktyki.

Sposób prezentacji swojej osoby w dokumentach aplikacyjnych zdradza naszą motywację do podjęcia pracy w firmie. Struktura i treść aplikacji, w skład w których wchodzą wygląd zewnętrzny oraz estetyka, umożliwiają ocenę ogólnych cech funkcjonowania osoby takich jak: dokładność, sumienność oraz pomagają określić na ile kandydat poważnie traktuje firmę do której wysyła CV.

Należy pamiętać, że większość aplikacji przez dłuższy czas znajduje się w bazie dokumentów pracodawcy – jeżeli więc popełnimy jakieś rażące błędy, nie dostosujemy wyglądu CV do aktualnych standardów, czy też naciągniemy pewne fakty, te informacje będą dostępne jeszcze wiele miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji. Dlatego warto aktualizować CV, które wysyłamy do różnych baz, portali internetowych czy instytucji.

Przede wszystkim jednak należy dobrze przygotować dokumenty, które będą nas reprezentować w zmaganiach o wymarzone stanowisko.

Bez względu na to czy poszukujemy stażu w trakcie studiów, czy też pracy stałej, bez względu na to czy mamy już wiele lat doświadczenia pracy w branży czy też nie, powinniśmy przestrzegać powyższych standardów, jeżeli zależy nam na odpowiednim zaprezentowaniu siebie. Wybierając konkretny typ CV, powinniśmy wiedzieć czemu ten wybór może służyć. Poniżej przedstawiamy charakterystykę różnych rodzajów CV:

Anglosaskie – jest to CV, do stworzenia którego wykorzystujemy komputer i co za tym idzie wszelkie dostępne w programach komputerowych funkcje. Dzięki nim tekst, który przygotowujemy jest dokładnie sformatowany, czytelny, nie zawiera błędów oraz literówek. Wersja elektroniczna ma także zaletę w postaci możliwości jej szybkiego przemieszczania i przesyłania za pomocą Internetu.

Francuskie – nawiązuje do tradycyjnych typów dokumentów, które były sporządzane w przeszłości. Jest ono bowiem spisane odręcznie. Dzisiaj, w dobie rozwiniętych technologii, jest już praktycznie niespotykane. Niemniej jednak zdarza się, że pracodawca prosi o dokument osobowy sporządzony odręcznie. Wiąże się to z możliwością grafologicznej analizy tekstu przez specjalistów. Wbrew pozorom, w wielu krajach Europy Zachodniej i Północnej, grafologia stanowi jedną z często wykorzystywanych metod selekcji w trakcie procesów rekrutacyjnych.

Chronologiczne – jego nazwa wynika z zasady uszeregowania informacji takich jak: lata nauki oraz doświadczenia zawodowego, które przedstawiamy odwrotnie do porządku chronologicznego. Jest to duże ułatwienie dla osób, które czytają życiorysy kandydatów. Informacje o ostatnio zajmowanych stanowiskach i pełnionych funkcjach znajdują się na górze i są łatwo dostępne. To samo dotyczy wykształcenia i odbytych kursów oraz szkoleń.

Funkcjonalne – w tym typie CV nie obowiązuje zasada chronologicznej prezentacji doświadczenia zawodowego i wykształcenia. Kandydat ma więcej swobody przy opisywaniu przebiegu kariery, gdyż może pewne podobne do siebie informacje zebrać w grupy, tym samym podkreślić rozwój pewnych zdobytych umiejętności. Ten typ pozwala także na ukrycie przerw w praktyce zawodowej. Jest on wykorzystywany głównie przez osoby posiadające już pewne doświadczenie zawodowe, które mogą wybierać te informacje, które są ich zdaniem najodpowiedniejsze w danych procesach rekrutacji.

Mieszane – jak sama nazwa wskazuje, zawiera w sobie pewne cechy zarówno typu chronologicznego, jak i funkcjonalnego. Każdy rodzaj doświadczenia zawodowego jest uszeregowany chronologicznie i jednocześnie prezentowany w zespołach, które umożliwiają szybką ocenę rozwoju danej kompetencji, drogi kariery czy też wykształcenia.

Kreatywne – jest to rodzaj CV, który mogą wykorzystać osoby pracujące w branżach, w których wykorzystywane są różne zdolności twórcze. Graficy mogą stworzyć CV przy użyciu programów graficznych, dziennikarz może je przedstawić w formie felietonu, a artysta plastyk może dodać pewne elementy malarskie, by nadać dokumentom osobisty i niepowtarzalny styl.

Alternatywne – każdy inny sposób niż wymienione powyżej. Liczy się pomysł i dobre wykonanie, pamiętajmy jednak także o ogólnych zasadach i o celu do jakiego zmierzamy. Nie zawsze coś oryginalnego i rzucającego się w oczy może pomóc nam zdobyć stanowisko, proste rozwiązania mają także wiele plusów, między innymi to, że są przewidywalne, a nie każdy pracodawca lubi być zaskakiwany.

Europejskie CV – jest to standardowy wzór CV zatwierdzony przez państwa Unii Europejskiej. Ma ono specyficzny wygląd z podzielonymi na dwie części stronami naszych dokumentów. Wzory CV możemy znaleźć na stronie internetowej: http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/CVExamples/navigate.action.

Zasady pisania CV

W miejscu danych kontaktowych podajemy:

- aktualny adres zamieszkania (a nie jak często się zdarza adres zameldowania, pamiętajmy, że adres ten jest podawany w celach korespondencyjnych, dlatego należy podać taki, pod którym jesteśmy dostępni);

- telefon kontaktowy (najbardziej pożądany jest prywatny telefon komórkowy, podawanie numerów do domu wiąże się z ryzykiem skontaktowania się rekrutera z inną osobą z rodziny kandydata – w takim przypadku należy uprzedzić domowników o ewentualnych telefonach, wprowadzić w sytuacje oraz opowiedzieć o standardach rozmów telefonicznych z potencjalnym pracodawcą);

- adres e-mail (adres ten powinien być aktualny, taki który na bieżąco sprawdzamy, najlepiej stworzony specjalnie na potrzeby kontaktów służbowych, a nie prywatnych; adresy zawierające w nazwie potoczne wyrażenia typu „buziaczek”, „kicia”, „słoneczko”, czy też przezwiska nie stawiają naszej osoby w dobrym świetle);

- data i miejsce urodzenia (często zdarzają się zbieżności imion i nazwisk, dlatego w celu uniknięcia pomyłek warto podać w aplikacjach informacje, które pomogą w szybkiej identyfikacji naszej osoby; data urodzenia w przeciwieństwie do wyżej wymienionych danych nie ulega zmianom i przedawnieniu).

W miejscu danych kontaktowych NIE podajemy:

- stanu cywilnego (takie informacje należą do tak zwanych informacji dyskryminujących, żaden pracodawca nie powinien na ich podstawie selekcjonować kandydatów, dlatego też nie powinniśmy ich podawać; nieznajomość praw kandydatów może świadczyć o tym, że dana osoba nie jest dobrze zorientowana w aktualnej sytuacji na rynku pracy, co także nie najlepiej świadczy o jej zaangażowaniu);

- stanu zdrowia (informacje o sprawności fizycznej i różnych chorobach należą do informacji prywatnych i tak powinno pozostać);

- liczby dzieci i innych informacji prywatnych (nie istnieje chyba żadne uzasadnienie podawania tego typu informacji).

Zamieszczanie zdjęcia w CV:

- umieszczanie zdjęć w dokumencie aplikacyjnym budzi niejednokrotnie sprzeciw i opór kandydatów. Wydawać się może, że pracodawca, który wymaga zdjęcia w aplikacji, ceni sobie bardziej cechy wyglądu zewnętrznego niż kompetencje kandydatów i jeżeli tak właśnie jest, to na pewno nie świadczy to dobrze o instytucji, do której aplikujemy. Istnieje jednak proste uzasadnienie zamieszczania swoich aktualnych zdjęć – dzięki nim jesteśmy po prostu lepiej zapamiętywani przez osoby, z którymi rozmawialiśmy na rozmowach rekrutacyjnych;

- ważne jest by zdjęcie było wykonane profesjonalnie i żeby miało format zdjęcia taki jak do dowodu osobistego. Nie są akceptowalne zdjęcia przedstawiające naszą całą sylwetkę, zdjęcia z wyjazdów wakacyjnych czy inne na których wyszliśmy „ładnie” i chcemy się nim pochwalić.

Porządek odwrotny do chronologicznego:

- opisując nasze doświadczenie zawodowe oraz wykształcenie, zawsze jako pierwsze powinny znajdować się najbardziej aktualne informacje.

Doświadczenie zawodowe:

- opisując poprzednie stanowiska pracy, należy podać: okres zatrudnienia z dokładnością do miesięcy, stanowisko jakie zajmowaliśmy oraz obowiązki, które wykonywaliśmy na tym stanowisku (ze względu na to, że takie same nazwy stanowisk w różnych organizacjach niejednokrotnie określają całkiem inne obowiązki);

- należy podać dokładną i pełną nazwę poprzednich miejsc pracy;

- ciągłość zatrudnienia to kwestia, na którą pracodawca na pewno zwróci uwagę;

- ilość zmian pracy budzi pytania o powody tych zmian. Mogą one świadczyć o niskich zdolnościach adaptacyjnych lub o zmiennej motywacji do pracy;

- na podstawie tych informacji pracodawca może określić jakie jest nasze nastawienie do realizacji planów zawodowych, jakie są nasze umiejętności organizacyjne, czy jesteśmy nastawieni na sukces, czy jesteśmy ambitni i pracowici.

Wykształcenie:

- ograniczamy te informacje do nazwy szkoły, kierunku studiów i specjalizacji (można ewentualnie wpisać nazwę i profil szkoły średniej, do której uczęszczaliśmy) z uwzględnieniem lat nauki;

- ukończone kursy i szkolenia świadczą o potencjale rozwojowym osoby, ale nie zawsze są wskaźnikiem kwalifikacji i wiedzy;

- dłuższe przerwy w nauce bądź przerwanie nauki należy krótko uzasadnić (ale już w trakcie rozmowy rekrutacyjnej);

- duża ilość staży i praktyk z jednej strony mówi o naszym zaangażowaniu i motywacji do rozwoju, ale z drugiej strony może budzić wątpliwości, jeżeli często zamieniamy branże i stanowiska itp. (pamiętajmy, że nie zawsze ilość oznacza jakość).

Umiejętności:

- obsługa komputera – należy określić jakie programy znamy i w jakim stopniu się nimi posługujemy. Jeżeli wpisujemy znajomość środowiska MS Office to określmy, które programy dokładnie mamy na myśli – chyba, że naprawdę mamy opanowane wszystkie w takim samym stopniu. Warto jest wspomnieć o popularnych aktualnie programach graficznych czy statystycznych (jeżeli potrafimy się nimi posługiwać);

- obsługa urządzeń biurowych - fax, ksero, centrala telefoniczna, drukarka, skaner, niszczarka dokumentów, bindownica - należy dokładnie określić, które urządzenia potrafmy obsługiwać.

- prawo jazdy – w ogłoszeniach na stanowiska, na których wymagana jest pewnego rodzaju mobilność (np. geodeta) w wymaganiach znaleźć możemy posiadanie prawa jazdy odpowiedniej kategorii. Nawet jeżeli nie wymaga od nas tego stanowisko, na które aplikujemy, możemy w CV wpisać taką informację, świadczy bowiem ona o naszych zdolnościach manualnych, technicznych, wzrokowo-przestrzennych.

Języki obce:

- poziom znajomości – należy dokładnie określić w jakim stopniu posługujemy się danym językiem (najlepiej zgodnie ze standardowymi poziomami jakie są określone dla każdego języka np. B1, B2, C1 itp. );

- określanie poziomu znajomości – na polskim rynku standardem staje się określenie nie tylko poziomu ogólnej znajomości języka, ale także rozbicie tego na poszczególne umiejętności: pisanie, mówienie, czytanie, słuchanie. Najlepiej jest przedstawić to w formie prostej, czytelnej tabelki;

- język polski – Polacy nie powinni wpisywać znajomości języka polskiego (trudno jest przyjmować za atut zdolność posługiwania się ojczystym językiem! ).

Zainteresowania:

- wszyscy jesteśmy tacy sami? - jeżeli przyjąć, że w tej części CV każdy kandydat pisze prawdę to okazałoby się, że w Polsce nie ma osób, które nie czytałyby książek, słuchały muzyki i interesowały się psychologią. Takie informacje znaleźć można naprawdę w większości aplikacji. Dlatego też nie niosą one w sobie żadnej dodatkowej, ciekawej wiedzy na temat kandydata. A przecież właśnie w tym miejscu mamy możliwość zainteresować swoją osobą przyszłego pracodawcę.

- czym się interesujemy? – większość z nas zapewne pomyśli, że nie ma czym się chwalić w CV, że nie robimy nic ciekawego, co mogłoby zainteresować innych. A wystarczy przestać myśleć o zainteresowaniach jako o aktywności pozazawodowej, której poświęcamy każdą wolną chwilę i pomyśleć, co po prostu lubimy robić w wolnym czasie: może robić szaliki na drutach, a może sadzić kwiatki w ogródku, a może pisać listy/e-maile do znajomych, a może pływać pieskiem? Jeżeli lubimy czytać książki, to wpiszmy ulubionego autora; jeżeli interesujemy się podróżami, to napiszmy gdzie chcemy pojechać; jeżeli w wolnej chwili słuchamy muzyki to napiszmy jakiej.

- liczy się inwencja twórcza – przedstawmy codzienne, zwykłe i ulubione czynności w ciekawy sposób, a na pewno zwrócimy na to uwagę rekrutera.

- zainteresowania na rozmowie kwalifikacyjnej – możemy być pewni, że rekruter zada nam pytanie o nasze hobby. Takie pytania mają na celu odstresowanie kandydata. Często zdarza się również, że kandydat jest proszony o odpowiedź w języku angielskim (gdyż hobby wydaje się być prostym, przyjemnym i odpowiednim tematem do sprawdzenia naszego poziomu znajomości języka). Dlatego nie wymyślajmy, że interesujemy się czymś o czym nie potrafimy powiedzieć ani słowa.

Wygląd CV

- błędy językowe i tzw. literówki – najlepszym sposobem na uniknięcie różnych błędów jest wydrukowanie dokumentu i przeczytanie go jeszcze raz. Takie pomyłki zdarzyć się mogą każdemu i zdarzają się bardzo często, niemniej jednak powinniśmy uważnie przejrzeć nasze CV zanim wyślemy je pracodawcy.

- spraw by najważniejsze było najbardziej widoczne – dokładnie tak jak w tym tekście, powinniśmy wytłuścić to, co uważamy za najważniejsze. Mogą to być te informacje, które są wymagane na stanowisku na jakie aplikujemy, mogą to być te dane, które dobrze o nas świadczą (np. to, że skończyliśmy najlepszy uniwersytet w kraju albo to, jaką specjalizację kończymy). Dzięki temu prostemu zabiegowi nie tylko skupimy uwagę osoby, która czyta nasze CV, ale także nadamy naszej aplikacji czytelny wygląd;

- nie używamy skrótów – skróty nazw uniwersytetów, szkół, nazw poprzednich pracodawców nie muszą być znane pracodawcy. Nazwy instytucji piszemy pełnymi nazwami.

- 1 lub 2 strony – taka jest dopuszczalna długość poprawnie skonstruowanego CV;

- klauzula o przetwarzaniu danych osobowych – powinna znaleźć się na końcu każdego CV. Wymagana jest ona przez prawo i bez niej nasze CV nie może zostać wykorzystane przy procesie rekrutacyjnym. Oto jej treść:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.97 r. o Ochronie Danych Osobowych Dz. U. Nr 133 poz. 883)”

W ostatnim czasie dostaliśmy wiele zapytań odnośnie zasad pisania profesjonalnego CV przez prawników. Pytania dotyczyły skutecznego prezentowania dorobku zawodowego przez doświadczonych prawników. Mając to na uwadze, podajemy Państwu przykładowe Curriculum Vitae, dla starszych prawników, opatrzone praktycznymi wskazówki specjalistów ds. rekrutacji prawników, które mogą pomóc w stworzeniu profesjonalnego życiorysu.

Zobacz CV starszego prawnika »

W ostatnim czasie dostaliśmy wiele zapytań odnośnie zasad pisania profesjonalnego CV przez prawników. Pytania dotyczyły tworzenia życiorysu przez studentów prawa, którzy nie posiadają jeszcze doświadczenia, a chcieliby atrakcyjnie zaprezentować się pracodawcy. Mając to na uwadze, podajemy Państwu przykładowe Curriculum Vitae, dla studentów prawa, opatrzone praktycznymi wskazówki specjalistów ds. rekrutacji prawników, które mogą pomóc w stworzeniu profesjonalnego życiorysu.

Zobacz CV starszego prawnika »

Czyli co i jak należy napisać w liście motywacyjnym?

Coraz częściej pojawiają się pytania na forach internetowych nie tylko o sposób i formę poprawnego pisania listu motywacyjnego, lecz o samą konieczność wysyłania tego dokumentu do pracodawcy. Niechęć do pisania listów motywacyjnych wśród osób poszukujących pracy wynikać może z braku znajomości roli jaką pełni ten dokument w procesie selekcji kandydatów. Mianowicie jest to drugi, zaraz po życiorysie dokument, na który pracodawca zwraca uwagę. O ile nawet perfekcyjny list nie zagwarantuje zdobycia pracy, o tyle źle napisany może przekreślić szanse na zdobycie ciekawej pracy.

CO REKRUTER ANALIZUJE W LIŚCIE MOTYWACYJNYM

Najważniejsze informacje jakie rekruter czerpie z listu motywacyjnego, to przede wszystkim poznanie motywów i dążeń kandydata, zapoznanie się z jego aspiracjami.

To, co analizują osoby rekrutujące, to także sposób argumentowania. Do kolejnego etapu przechodzą ci kandydaci, którzy najlepiej odpowiedzą w liście motywacyjnym na pytanie: „Dlaczego właśnie ja?”. Pracodawca chce się przekonać, że ma do czynienia z osobą, która naprawdę jest zainteresowana pracą w tej, a nie innej firmie.

Z listu motywacyjnego można również dowiedzieć się o umiejętności selekcji informacji. Dlatego też kluczowe jest dopasowanie listu do stanowiska, na które aplikujemy. Istotne jest umiejętne połączenia informacji z życiorysu z wymaganiami podanymi w ogłoszeniu. Eksperci podkreślają, iż wiele listów wciąż przypomina kalki, że często ten sam list wysyłany jest do kilku firm na odmienne stanowiska.

PO PIERWSZE: FORMA I CZYTELNOŚĆ! 

Wygląd listu motywacyjnego jest równie ważny, co jego treść, świadczy o zaangażowaniu kandydata oraz jego podejściu do pracy. Dlatego też bardzo ważne jest wprowadzenie odpowiednich akapitów, odstępów oraz skorygowanie błędów. Ponadto list motywacyjny nie powinien przekraczać jednej strony A4, pisany czcionką nie mniejszą niż 11. Należy pamiętać, iż jest to formalny dokument, dlatego też winien być pozbawiony przesadnych ozdobników zarówno graficznych, jak i pisarskich.

A CO W TREŚCI?

Treść listu motywacyjnego powinna odpowiadać kolejno na następujące pytania: dlaczego ta firma? Dlaczego to stanowisko? Dlaczego właśnie Ja? Należy jednak pamiętać, że podstawową kwestią jest tutaj nie tylko przekazanie informacji o sobie, swoich zaletach, kompetencjach, ale umiejętne sformułowanie tych informacji, jako argumentów przekonujących pracodawcę o zasadności naszej aplikacji. Kluczowa kwestia to uwypuklanie punktów stycznych między specyfiką stanowiska, firmy a własnymi kompetencjami, kwalifikacjami, cechami osobowościowymi. Nie wystarczy bowiem wymienienie swoich zalet, czy dotychczas przeprowadzonych projektów, jak np. w zdaniu:  jestem kreatywny ambitny i szybko odnajduje się w nowych sytuacjach. Dużo lepsze i bardziej przekonujące pracodawcę będzie sformułowanie: umiejętność kreatywnego rozwiązania problemów pozwoli mi na skuteczne wyszukiwanie informacji w procesie researchu prowadzonym przez Państwa firmę.

DLACZEGO TA FIRMA? DLACZEGO TO STANOWISKO?

W liście motywacyjnym powinniśmy zawierać informacje, które przekonają pracodawcę, że to jego firma, a nie żadna inna nas interesuje, i że jest idealnym dla nas miejscem rozwoju. Powinniśmy wykazać się tutaj znajomością firmy, zakresem świadczonych przez nią usług, specjalizacji, strategii oraz zasięgu działania. Pisząc ten akapit należy odnieść się do konkretnych aspektów funkcjonowania firmy i podkreślać ich zgodność z naszymi kwalifikacjami i preferencjami zawodowymi, np. jeżeli interesuje nas firma obsługująca klientów hiszpańskojęzycznych, a biegle mówimy tym językiem, znamy tamtejszą mentalność oraz sposób prowadzenia przez nich biznesu.

W podobny sposób możemy argumentować zasadność aplikowania na konkretne stanowisko. Dobrze jest tutaj posłużyć się opisem stanowiska, stawianymi wymaganiami, zakresem obowiązków.

DLACZEGO WŁAŚNIE TY?

Kolejny akapit to przekonanie swojego potencjalnego pracodawcy, że to właśnie Ja jestem idealnym kandydatem.
Należy podkreślać swoje zalety, nie zapominając o sukcesach. Warto zaciekawić swojego potencjalnego pracodawcę, np. wymieniając dotychczasowe osiągnięcia. Wszystkie wymieniane informacje powinny mieć związek ze stanowiskiem, o jakie się ubiegamy. Kolejna ważna zasada, to pisanie prawdziwych informacji, pracodawca bowiem bez problemu zweryfikuje podane w liście motywacyjnym kwalifikacje, osiągnięcia.

JĘZYK KORZYŚCI

Język korzyści to jedna z podstawowych a jednocześnie prostych i skutecznych metod perswazji i wywierania wpływu. Bardzo często stosowana jest przez handlowców. Polega ona na wymienianiu korzyści, jakie uzyska potencjalny nabywca produktu czy usługi. Nie wystarcza jednak samo wymienianie korzyści, należy dopasować je do aktualnych potrzeb czy też problemów z jakimi boryka się respondent. Zasadę tą z powodzeniem można wykorzystać również pisząc list motywacyjny. Przykładowo jeżeli posiadamy informacje, iż firma planuje rozwinąć swoją działalność na rynkach wschodnich, możemy napisać o swoim doświadczeniu w tym zakresie (jeśli takowe posiadamy), znajomości specyfiki prowadzenia biznesu w tamtym regionie lub też np. o znajomości języka rosyjskiego. Wykorzystanie tej reguły, a także pozostałych, powyższych wskazówek może sprawić, iż list motywacyjny przestanie być postrzegany jako zbędny dodatek do CV, a stanie się formą autoprezentacji siebie pracodawcy.